Dlaczego różne wersje tej samej karty charakterystyki mogą być problemem
Dział handlowy wysyła klientowi kartę charakterystyki pobraną „z dysku wspólnego”. Produkcja korzysta z wersji SDS zapisanej kilka miesięcy wcześniej na lokalnym serwerze. Magazyn drukuje dokument, który ktoś kiedyś wrzucił do folderu „aktualne”. A na stronie internetowej firmy wisi jeszcze plik PDF z kartą charakterystyki sprzed dwóch lat, bo nikt nie pamiętał, żeby go podmienić. W teorii wszystkie te dokumenty dotyczą tego samego produktu. W praktyce niekoniecznie, bo w międzyczasie zmienił się dostawca surowca lub skład naszej mieszaniny.
Na każdym z tych etapów może to oznaczać realne problemy – klient otrzyma kartę charakterystyki, która nie współgra z nową etykietą i rozpocznie się proces kwestionowania i sprawdzania naszej zgodności z przepisami. Na magazynie będą dla pracowników dostępne karty charakterystyki, które nie są zgodne ze stanem faktycznym, co kontrola może dość łatwo wychwycić. Na Allegro zawiesimy kartę charakterystyki z 2018 roku – inspekcje już zacierają ręce.
Compliance co do zasady nie wybacza chaosu – i tak samo wygląda to w przypadku kart charakterystyki.
„Drobne” zmiany w kartach charakterystyki
Podnosząc ten temat w rozmowach z poszczególnymi działami zwykle usłyszymy, że przecież to tylko „drobne” zmiany, więc co za różnica, której karty charakterystyki użyjemy. Ważne, żeby zgadzała się nazwa produktu, przecież to prawie ten sam dokument.
I chociaż to klisza, to słowo — „prawie” — jest tutaj kluczowe. Wyobraźmy sobie prosty przykład. W jednej wersji karty charakterystyki wskazano klasyfikację zgodną z aktualnym CLP, w drugiej została starsza klasyfikacja sprzed nowelizacji. Różnica dla działu handlowego będzie wydawała się kosmetyczna, jednak dla inspektora czy klienta pogląd na tę sytuację będzie dalece inny.
Oczywiście – jeśli nowsza wersja karty charakterystyki już istnieje, to pewnie uda się zdusić problem w zarodku i rozwiązać sytuację zarówno z inspekcją, jak i z klientem – niemniej jednak takie drobne niezgodności mogą wzbudzić z jednej strony głębsze zainteresowanie inspekcji stanem naszej dokumentacji, z drugiej wątpliwości klienta, który otrzymuje nieaktualną kartę.
W innym scenariuszu – osoba odpowiedzialna za przygotowanie etykiety CLP skorzystała z nieaktualnej karty charakterystyki, nikt w dziale odpowiedzialnym za produkcję tego nie wyłapał i mamy teraz 10 000 opakowań naszego cudownego produktu z nieprawidłowym oznakowaniem. Tutaj trudno będzie bezkosztowo cofnąć ten błąd, nie wprowadzimy przecież świadomie do obrotu produktu ze złą etykietą. A jeśli nikt tego nie wyłapie i tak oznakowany produkt trafi do sieci handlowej to ryzyko odpowiedzialności dla firmy rośnie.
Zwykle niestety jest tak, że taka niezgodność staje się problemem dopiero w krytycznym momencie – dostawy czy kontroli inspekcji, nie podczas rutynowego i procesowego sprawdzania dokumentacji wewnątrz firmy. Wtedy z pozoru nieistotna kwestia jaką w wielu firmach wydają się być karty charakterystyki urasta do rangi kluczowego dokumentu, bo jej błędna wersja spowodowała, że duży odbiorca produktu chce wszcząć audyt, a inspekcja „drąży temat”.
Aktualna wersja karty charakterystyki
Oczywiście kwestia posiadania poprawnej karty charakterystyki jest absolutnie podstawowa – błędny dokument, nawet aktualny, nie pomoże w uniknięciu opisanych powyżej problemów – to jednak truizm.
Okazuje się jednak, że wersjonowanie kart charakterystyki i śledzenie ich zmian może mieć równie duże znaczenie. Wiele firm bardzo poważnie traktuje kontrolę wersji umów, procedur czy instrukcji jakościowych. Każdy dokument ma właściciela. Datę rewizji. Zatwierdzenie. Historię zmian. A karta charakterystyki? Często żyje własnym życiem. Krąży mailem. Jest kopiowana między folderami. Trafia na pulpity użytkowników. Bywa przepisywana do nowych wersji bez jasnego procesu zatwierdzania. Po kilku latach nikt już nie wie, która wersja jest „tą właściwą i aktualną”. To klasyczny problem systemowy. I jeden z najbardziej niedocenianych obszarów zarządzania dokumentacją chemiczną.
Powinniśmy więc wdrożyć w firmie system zarządzania kartami charakterystyki, tak abyśmy wiedzieli kiedy uległy one zmianie, co było przyczyną tej zmiany, jak wpłynęło to na oznakowanie produktu, czy zmianie uległ również skład (co może przekładać się na konieczność aktualizacji zgłoszenia PCN – kolejny niezwykle ważny temat, gdy rozważamy aktualizację kart charakterystyki).
To nie musi być nic skomplikowanego – wystarczy arkusz Excel, który będzie stanowił źródło odniesienia i folder z kartami charakterystyki, które będą miały odpowiednie opisy i wersje. I ktoś odpowiedzialny za zarządzanie tym prostym systemem.
Karta charakterystyki to dokument żyjący — ale nie może żyć własnym życiem
To chyba najlepsze podsumowanie. Dokument będzie się zmieniać, bo zmieniają się przepisy, dane toksykologiczne, klasyfikacje i rynki. Zmieniają się surowce, pomysły na sam produkt, aktywnie pracuje nasz dział R&D – to wszystko część życia produktu chemicznego, a co za tym idzie także jego dokumentacji. Ale te zmiany muszą być kontrolowane. Inaczej zamiast narzędzia bezpieczeństwa firma tworzy chaos dokumentacyjny. A chaos w dokumentacji zazwyczaj kosztuje dodatkowo – czasami pieniądze, a czasami reputację – zawsze jednak są to koszty bolesne, bo można było ich łatwo uniknąć.
W SDS Create pomagamy klientom nie tylko pisać i aktualizować karty charakterystyki, ale również tworzyć reguły i proste systemy zarządzania dokumentami, bez przesadzonej biurokracji, ale w sposób, który ma na celu zapobieżenie niepotrzebnym problemom.
KONTAKT
MASZ PYTANIA?
Skontaktuj się z nami!