Karta charakterystyki (SDS) jest podstawowym dokumentem służącym do przekazywania informacji o zagrożeniach, bezpiecznym stosowaniu i środkach kontroli substancji chemicznych. Jednak samo jej opracowanie nie wystarczy – ważne jest również, w jaki sposób i kiedy karta charakterystyki powinna być dostarczona odbiorcy.

Obowiązek dostarczenia karty charakterystyki – kiedy, jak i komu?

Zgodnie z art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1907/2006 (REACH):

• Kartę charakterystyki należy dostarczyć nieodpłatnie, w formie papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu pierwszej dostawy substancji lub mieszaniny.

• Obowiązek dotyczy dostawców: producentów, importerów, dalszych użytkowników i dystrybutorów w łańcuchu dostaw, którzy dostarczają substancję lub mieszaninę w UE.

• SDS musi być dostarczona w języku urzędowym kraju, do którego produkt jest wprowadzany.

Forma dostarczenia karty charakterystyki – papierowo czy elektronicznie?

Poradnik ECHA wskazuje:

"Należy jednak zauważyć, że w tym kontekście stwierdzenie dostarcza się powinno się rozumieć jako ciążący na dostawcy obowiązek proaktywnego dostarczenia karty charakterystyki (i każdej wymaganej aktualizacji), a nie tylko pasywnego udostępnienia jej, na przykład w internecie, lub udostępnienia reaktywnego poprzez dostarczanie jej na żądanie."

Dopuszczalne formy przekazania karty charakterystyki to:

✅ Wydruk papierowy

✅ Format elektroniczny np. PDF przesłany e-mailem lub link do pobrania karty charakterystyki. W przypadku tego drugiego rozwiązania istnieją dodatkowe wymagania:

• link musi być bezpośredni i prowadzić do konkretnej karty charakterystyki;
• link powinien być wiarygodny i działający, powinien działać bezustannie, a najlepiej nigdy nie wygasać;
• klientowi należy aktywnie wysyłać nowe wersje linku (jeśli ulegną zmianie)
• klienta należy aktywnie informować o wszystkich aktualizacjach karty charakterystyki;
• dostęp do karty charakterystyki poprzez link nie powinien być ograniczony (na przykład przez konieczność logowania).

❌ Nie wystarczy samo udostępnienie karty na stronie internetowej bez poinformowania odbiorcy – klient musi zostać poinformowany i mieć łatwy dostęp do dokumentu.

Co z aktualizacjami karty charakterystyki?

Jeśli karta charakterystyki została zmieniona (np. zaktualizowano klasyfikację, środki ochrony, dane toksykologiczne), to:

• Zmienioną wersję należy niezwłocznie dostarczyć wszystkim odbiorcom, którzy otrzymali produkt w ciągu ostatnich 12 miesięcy;

• Sposób dostarczenia aktualizacji karty charakterystyki pozostanie taki sam jak w przypadku nowej karty dostarczanej po raz pierwszy;

• Nowa wersja musi zawierać datę aktualizacji i informacje o tym, które sekcje zostały zmienione.

Jak w praktyce dostarczyć kartę charakterystyki?

🟩 Dostarczając produkt po raz pierwszy, nie zapomnij załączyć karty – najlepiej jako PDF wraz z fakturą lub e-mailem potwierdzającym wysyłkę.

🟩 Wdróż system do zarządzania dokumentacją SDS – by mieć dowód, że karta została dostarczona (np. archiwum e-maili, potwierdzenia odbioru).

🟩 Zadbaj o spójność językową – karta musi być w języku kraju, do którego trafia produkt.

🟩 Bądź gotowy do szybkiego reagowania na zmiany – aktualizacja klasyfikacji czy zmiana danych toksykologicznych oznacza obowiązek ponownego przekazania karty.

Podsumowanie

Dostarczenie karty charakterystyki to nie formalność, ale prawny obowiązek wynikający z rozporządzenia REACH. Dobrze zaplanowany system dystrybucji SDS pozwala uniknąć błędów, a w razie kontroli – wykazać zgodność z przepisami.

info@sds-create.pl

KONTAKT

MASZ PYTANIA?

Skontaktuj się z nami!