Komu zlecić przygotowanie karty charakterystyki?
Przygotowanie karty charakterystyki to obowiązek wynikający z przepisów rozporządzenia REACH (dokładnie z załącznika II zmienionego przez rozporządzenie 2020/878/UE). Dokument ten jest kluczowym źródłem informacji o zagrożeniach wynikających ze stosowania substancji i mieszanin chemicznych, o środkach bezpieczeństwa i zasadach stosowania produktów chemicznych. Ale komu można zlecić przygotowanie karty charakterystyki, skoro na rynku Unii Europejskiej nie istnieje formalny system certyfikacji ani „urzędowy” organ zajmujący się tworzeniem SDS?
Czy karty charakterystyki przygotowują urzędy?
To częste nieporozumienie. Żaden urząd państwowy nie przygotowuje kart charakterystyki na zlecenie firm. Organy nadzoru (takie jak WIOŚ czy PIP) mogą kontrolować poprawność kart charakterystyki, ale nie uczestniczą w ich opracowywaniu.
Odpowiedzialność za przygotowanie karty charakterystyki spoczywa zawsze na dostawcy – producencie, importerze, dystrybutorze lub dalszym użytkowniku wprowadzającym substancję lub mieszaninę do obrotu.
Czy każdy może przygotować kartę charakterystyki?
Teoretycznie – tak. Praktycznie – niekoniecznie. Przepisy nie nakładają wymogu posiadania certyfikatu czy licencji na przygotowanie SDS. Jednak zgodnie z załącznikiem II do rozporządzenia REACH, karta charakterystyki musi być opracowana przez kompetentną osobę.
Co to oznacza?
🔍 Kompetentna osoba to taka, która posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie przepisów chemicznych, klasyfikacji substancji i oceny zagrożeń (więcej piszemy o tym w artykule tutaj: LINK).
W praktyce, aby przygotować rzetelną kartę charakterystyki, trzeba:
- znać przepisy REACH, CLP i rozporządzenia pokrewne (np. dotyczące transportu, odpadów),
- umieć klasyfikować substancje i mieszaniny zgodnie z kryteriami CLP,
- znać strukturę dokumentu SDS oraz wymagania dotyczące treści 16 sekcji,
- przydaje się też wiedza z zakresu chemii i fizykochemii.
Oczywiście nie zawsze trzeba korzystać z pełnego spektrum tych umiejętności i niektóre karty są prostsze od innych, ale korzystanie z doświadczonych specjalistów pomaga sprostać wymaganiom stawianym przez najtrudniejsze i najbardziej skomplikowane przypadki. Może pomóc nam również zaoszczędzić czas i pieniądze. Doświadczony autor kart charakterystyki jest w stanie dostrzec możliwości redukcji potrzebnej dokumentacji czy możliwości grupowania produktów.
Oprogramowanie do tworzenia kart charakterystyki?
Na rynku dostępny jest szereg rozwiązań oferujących wsparcie w tworzeniu kart charakterystyki. Dostępnych jest wiele różnych programów, które w teorii mają umożliwić przygotowanie kart charakterystyki w kilku prostych krokach. W praktyce sytuacja nie jest aż tak prosta.
Po pierwsze każdy program, niezależnie od jego poziomu zaawansowania, będzie wymagał od nas danych wsadowych – już na tym etapie powinniśmy być w stanie ocenić, które informacje powinniśmy wprowadzić do oprogramowania, a które nie są konieczne.
Po drugie – programy lubią korzystać z baz danych i zaciągać z nich informacje. To oczywiście niezwykle pomocna i przydatna funkcja, nawet dla zaawansowanych autorów kart charakterystyki, ale stwarza również pewne zagrożenie. Programy zwykle niestety nie weryfikują danych, które pobierają do stworzenia karty charakterystyki. Rolą autora dokumentu jest ocena ich przydatności i poprawności. Bez takiej dokładnej analizy może się okazać, że dane w naszej karcie charakterystyki są:
- niepoprawne
- nieaktualne
- sprzeczne z klasyfikacją
- powodują nadmierną klasyfikację naszego produktu
Po trzecie – poprawne opracowanie karty charakterystyki wymaga przede wszystkim dokładnego ustalenia klasyfikacji substancji czy mieszaniny chemicznej. Bez wiedzy w tym zakresie, użytkownik może nie wyłapać nieścisłości w klasyfikacji zaproponowanej przez oprogramowanie. Nietrudno o błąd w tym zakresie – szczególnie w przypadku bardziej skomplikowanych mieszanin.
Po czwarte – również do użytkownika oprogramowania zwykle będzie należało przypisanie klasyfikacji towaru w transporcie (Sekcja 14 karty charakterystyki). Przygotowanie tego elementu karty charakterystyki ponownie wymaga wiedzy z dodatkowego zakresu jakim są przepisy transportowe (choćby umowa ADR).
Korzystanie z oprogramowania ma więcej ograniczeń, niemniej jednak już wymienione powyżej wskazują wyraźnie, że sam software nie zawsze rozwiąże wszystkie kwestie związane z tworzeniem kart charakterystyki. Oczywiście oprogramowanie do tworzenia kart charakterystyki potrafi być wspaniałym narzędziem, ale wymaga odpowiedniej wiedzy i przeszkolenia osoby z niego korzystającej. Warto myśleć o tym jak o oprogramowaniu do księgowości – jest ono na pewno przydatne, ale niektóre rzeczy zdecydowanie lepiej zostawić doświadczonemu księgowemu. W obu przypadkach niepoprawnie sporządzona dokumentacja może nieść bowiem ze sobą konsekwencje finansowe.
Co to oznacza w praktyce?
✅ Karta charakterystyki może być formalnie przygotowana przez każdą osobę – ale tylko pod warunkiem, że ma ona rzeczywiste kompetencje.
❌ Brak wiedzy lub błędy w SDS mogą prowadzić do problemów w razie kontroli, kar administracyjnych, a nawet odpowiedzialności za szkody.
✅ W tworzeniu kart charakterystyki można i warto wspierać się oprogramowaniem do SDS.
❌ Oprogramowanie do kart charakterystyki nie jest magicznym narzędziem, które stworzy poprawną kartę charakterystyki bez udziału doświadczonego użytkownika.
Kto faktycznie przygotowuje karty charakterystyki?
W większości przypadków firmy zlecają przygotowanie kart charakterystyki wyspecjalizowanym podmiotom. Na rynku działają firmy doradcze (takie jak SDS Create), które posiadają:
- doświadczonych specjalistów ds. regulacji chemicznych,
- bieżący dostęp do baz danych o substancjach,
- znajomość rynku i przepisów UE oraz krajowych.
Zlecając przygotowanie karty charakterystyki firmie zewnętrznej, zyskujesz:
✅ gwarancję zgodności z aktualnym stanem prawnym,
✅ poprawność klasyfikacji,
✅ oszczędność czasu i bezpieczeństwo oraz wsparcie w razie kontroli.
Na co zwrócić uwagę, wybierając wykonawcę karty charakterystyki?
🔹 Czy firma ma doświadczenie w przygotowaniu dokumentacji?
🔹 Czy śledzi zmiany przepisów REACH i CLP?
🔹 Czy oferuje wsparcie doradcze, jest w stanie pomóc zrozumieć obowiązujące przepisy?
🔹 Czy oferuje wsparcie także po przygotowaniu dokumentu (np. aktualizacje, interpretacje, wsparcie w razie kontroli)?
Szukasz sprawdzonego partnera w kartach charakterystyki?
W SDS Create od wielu lat zajmujemy się przygotowaniem kart charakterystyki i aktualizacją SDS od podstaw – zgodnie z najnowszymi wymaganiami UE oraz innych implementacji GHS. Nasze podejście łączy znajomość prawa chemicznego z praktycznym doświadczeniem w pracy z przemysłem.
Nie ryzykuj – zaufaj specjalistom.
Skontaktuj się z nami, aby bezpiecznie i szybko przygotować karty charakterystyki dla Twoich produktów.
KONTAKT
MASZ PYTANIA?
Skontaktuj się z nami!