Karta charakterystyki w e-commerce
W jednym z naszych wcześniejszych artykułów pisaliśmy o sposobach dostarczenia karty charakterystyki (Jak prawidłowo dostarczyć kartę charakterystyki?). Temat ten ma znaczenie dla wszystkich podmiotów mających w swojej ofercie substancje i mieszaniny chemiczne, natomiast w dobie wciąż rosnącego rynku e-commerce właściwym wydaje się jego rozwinięcie.
Sprzedaż internetowa powoduje automatyzację procesu samej sprzedaży i zawarcia umowy, upraszczając jej przebieg dla sprzedawcy. W sposób nieintencjonalny jednak wywołuje skutki na gruncie przepisów chemicznych, których świadomość jest istotna dla uniknięcia potencjalnych kar czy kłopotów z inspekcjami.
Zarówno przygotowując się do rozpoczęcia sprzedaży on-line, jak i będąc już doświadczonym sprzedawcą, warto sprawdzić jak sprostać wymaganiom rozporządzenia REACH oraz rozporządzenia CLP w zakresie dostarczania kart charakterystyki czy przekazywania informacji wynikająych z rozporządzenia CLP.
Sklep internetowy, a karta charakterystyki
Zacznijmy od ustalenia podstawowej kwestii – sklep internetowy, w określonych przypadkach, musi posiadać karty charakterystyki dla oferowanych substancji i mieszanin chemicznych. Będzie to konieczne, gdy:
- Oferowane przez stronę internetową produkty są klasyfikowane jako stwarzające zagrożenie (lub wymagają sporządzenia karty charakterystyki z innych powodów wskazanych w artykule 31 rozporządzenia REACH);
- Sprzedaż produktu może odbywać się w modelu B2B.
Przy sprzedaży produktu w modelu B2C karta charakterystyki nie będzie wymagana, natomiast jeżeli system sprzedaży jest mieszany (łączy B2B i B2C), to na sprzedawcy nadal może ciążyć obowiązek dostarczenia karty charakterystyki, tam, gdzie odbiorcą produktu jest klient „profesjonalny” (B2B).
Przepisy wskazują, że:
Jeżeli dalszy użytkownik lub dystrybutor nie żąda karty charakterystyki, nie musi ona być dostarczona, jeżeli substancjom stwarzającym zagrożenie lub mieszaninom stwarzającym zagrożenie oferowanym lub sprzedawanym ogółowi społeczeństwa towarzyszy dostateczna informacja, pozwalająca użytkownikom na podjęcie niezbędnych środków dotyczących ochrony zdrowia ludzkiego, bezpieczeństwa i środowiska.
Oznacza to, że w modelu mieszanym nie trzeba proaktywnie przekazywać karty charakterystyki odbiorcy profesjonalnemu, natomiast konieczność taka zajdzie, jeżeli zostaniemy o dostarczenie tego dokumentu poproszeni przez kupującego nasz produkt.
Nie będzie tutaj miało również znaczenia czy sprzedaż odbywa się za pośrednictwem naszej platformy internetowej, czy poprzez platformy typu marketplace – przepisy nie rozróżniają tych dwóch modeli, a obowiązek dostarczenia karty charakterystyki nadal spoczywa na nas jako dostawcy.
Na marginesie warto również wspomnieć, że na mocy artykułu 35 rozporządzenia REACH mamy także, jako pracodawca, obowiązek zapewnienia swoim pracownikom dostępu do informacji wynikających z karty charakterystyki. Niezależnie więc od tego czy żąda jej od nas odbiorca profesjonalny, powinniśmy taki dokument posiadać, aby realizować postanowienia artykułu 35.
Karty charakterystyki w B2B
W modelu sprzedaży, który obejmuje jedynie sprzedaż B2B dostarczenie karty charakterystyki jest automatycznie generowanym przy sprzedaży obowiązkiem, który należy realizować proaktywnie. Poradnik odnoszący się do tworzenia karty charakterystyki wskazuje, że:
Należy jednak zauważyć, że w tym kontekście stwierdzenie dostarcza się powinno się rozumieć jako ciążący na dostawcy obowiązek proaktywnego dostarczenia karty charakterystyki (i każdej wymaganej aktualizacji), a nie tylko pasywnego udostępnienia jej, na przykład w Internecie, lub udostępnienia reaktywnego poprzez dostarczanie jej na żądanie.
Proaktywne formy dostarczenia karty charakterystyki obejmują (ale nie są ograniczone do tego wykazu):
- Przekazanie kopii papierowej dokumentu
- Przesłanie jej w formie elektronicznej: np. PDF przesłany e-mailem lub link do pobrania karty charakterystyki. W przypadku tego drugiego rozwiązania istnieją dodatkowe wymagania:
- link musi być bezpośredni i prowadzić do konkretnej karty charakterystyki;
- link powinien być wiarygodny i działający, powinien działać bezustannie, a najlepiej nigdy nie wygasać;
- klientowi należy aktywnie wysyłać nowe wersje linku (jeśli ulegną zmianie)
- klienta należy aktywnie informować o wszystkich aktualizacjach karty charakterystyki;
- dostęp do karty charakterystyki poprzez link nie powinien być ograniczony (na przykład przez konieczność logowania).
Warto zwrócić uwagę, że udostępnienia karty charakterystyki na stronie internetowej, a szczególnie w formie dostępnej dopiero po zalogowaniu, nie uważa się za realizację proaktywnego sposobu dostarczenia karty charakterystyki.
Proces sprzedaży B2B powinien więc uwzględniać element dostarczenia karty charakterystyki, ponieważ proces realizacji tego obowiązku również może być obiektem kontroli ze strony inspekcji. W tym zakresie warto również pamiętać o ciążącym na dostawcy obowiązku przekazania aktualizacji kart charakterystyki wszystkim obiorcom, którzy otrzymali produkt w ciągu ostatnich 12 miesięcy.
Jak zweryfikować, czy klient może zażądać karty charakterystyki?
W modelu łączącym sprzedaż B2B z B2C pojawia się pytanie jak ocenić, czy kupujący jest odbiorcą profesjonalnym i czy muszę dostarczyć mu kartę charakterystyki na jego prośbę. Przepisy rozporządzenia REACH definiują role dalszego użytkownika oraz dystrybutora:
„Dalszy użytkownik” oznacza osobę fizyczną lub prawną mającą siedzibę na terytorium Wspólnoty i niebędącą producentem ani importerem, która używa substancji w jej postaci własnej lub jako składnika mieszaniny, podczas prowadzonej przez siebie działalności przemysłowej lub innej działalności zawodowej. Dystrybutor ani konsument nie są uważani za dalszych użytkowników.
„Dystrybutor” oznacza osobę fizyczną lub prawną mającą siedzibę na terytorium Wspólnoty, w tym osobę prowadzącą handel detaliczny, która wyłącznie magazynuje oraz wprowadza do obrotu substancję w jej postaci własnej lub jako składnik mieszaniny, udostępniając ją stronom trzecim.
Powyższe definicje potwierdzają, że nie ma obowiązku dostarczenia karty charakterystyki konsumentowi (niebędącemu, ani dalszym użytkownikiem, ani dystrybutorem), wskazują również, że przesłanką jest tutaj prowadzenie przez niego działalności gospodarczej, w której będzie wykorzystywał zakupione przez siebie produkty. Dla uproszczenia można więc przyjąć, że tam, gdzie sprzedaż odbywa się na podstawie faktury VAT wystawionej dla przedsiębiorstwa, obowiązek dostarczenia karty charakterystyki będzie występował.
Podsumowanie – karty charakterystyki w sprzedaży on-line
Podsumowując rozważania tego artykułu widać wyraźnie, że możliwość całkowitego zrezygnowania z opracowania lub posiadania karty charakterystyki jest rzadka, jeśli nie chcemy ograniczać się do sprzedaży produktów wyłącznie konsumentom. Można oczywiście przyjąć założenie, że odbiorca B2B nie poprosi nas o przedstawienie karty charakterystyki, ale ze względu na ciążące na nim obowiązki (jak choćby te płynące z artykułu 35 rozporządzenia REACH) jest to scenariusz coraz mniej prawdopodobny, szczególnie wraz ze wzrostem świadomości kupujących.
Również ze względu na zwiększoną odpowiedzialność platform typu marketplace, płynącą z aktualizacji rozporządzenia GPSR, coraz bardziej prawdopodobnym jest to, że zostaniemy poproszeni o przekazanie takiego dokumentu przed rozpoczęciem sprzedaży na takiej platformie.
Musimy pamiętać także, że obowiązkiem jest dostarczenie karty charakterystyki w języku urzędowym kraju, z którego pochodzi odbiorca (w obrocie krajowym będzie to oczywiście język polski), nie wystarczy więc przekazanie karty np. od dostawcy w języku angielskim.
Posiadanie i aktywne dostarczanie prawidłowych kart charakterystyki, choć może wydawać się uciążliwe, jest więc jednym z podstawowych obowiązków branży e-commerce w odniesieniu do produktów chemicznych.
KONTAKT
MASZ PYTANIA?
Skontaktuj się z nami!